Tout savoir sur mon abonnement

Comment débuter ma mise en conformité RGPD avec Alowa Cloud ?

Vous êtes pressé de vous mettre en conformité, ça se comprend. Pour ça, faisons les choses dans l’ordre !

Pour commencer, il faut tout d’abord choisir l’offre Alowa qui correspond le mieux à vos besoins.

Dès que c’est fait, place aux choses sérieuses ! Compléter votre formulaire de diagnostic est la première étape de votre mise en conformité. Le temps nécessaire est d’environ 15 minutes. Une fois finalisé, celui-ci génère votre Plan d’action et vous donne accès à la liste de tous les livrables nécessaires pour votre mise en conformité, à retrouver dans votre Tableau de bord.

Accountability : qu’est-ce que ça veut dire ?

Le principe d’« Accountability », ou « responsabilité » en français, fait partie du RGPD. Ce terme désigne une obligation : celle que les organismes ont de mettre en œuvre des mécanismes et autres procédures, en interne, de façon à prouver qu’ils sont bel et bien en conformité.

Avec Alowa, votre onglet Accountability recense tous vos livrables générés à partir du Tableau de bord. Vous pouvez y accédez et prouver votre conformité n’importe où et à n’importe quel moment.

Comment créer mes livrables ?

Muni d’un abonnement ? Une fois obtenu votre Plan d’action, qui vous attend bien sagement dans votre Tableau de bord, celui-ci vous indique tous les livrables nécessaires à votre mise en conformité. Les livrables en question sont classés par thématique (RH, Site Internet, Informations, etc.) et par ordre de priorité conseillé. On vous laisse le choix de suivre ou non cette recommandation !

Pas encore d’abonnement ? Passez par l’onglet « Achats à l’unité & additionnels » pour acheter les livrables dont vous avez besoin. Vos livrables sont à retrouver dans la section dédiée de votre Tableau de bord.

Et ensuite ? Sélectionnez le livrable que vous souhaitez créer via le bouton « Générer ». Renseignez le formulaire qui s’affiche. Validez. Téléchargez votre livrable sur-mesure généré automatiquement dans votre onglet « Accountability ». Déployez-le au sein de votre organisation. Et le tour est joué !

Où trouver mes livrables générés ?

Tous les livrables que vous avez générés vous attendent dans votre onglet « Accountability ». Vos livrables sont classés par thématique (RH, Site internet, Information, etc.) et par type (obligatoire ou recommandé). Pour les déployer au sein de votre organisation, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Télécharger » sur la ligne correspondant au livrable.

Que dois-je faire une fois le livrable généré ?

Lorsque vous avez généré un livrable, il vous suffit de le télécharger depuis votre onglet « Accountability » et de le déployer au sein de votre organisme. À savoir que tous les livrables sont accompagnés d’une notice de déploiement : celle-ci vous indique comment les déployer, puisque les déploiements attendus diffèrent en fonction des livrables.

Le conseil Alowa : par défaut, les livrables proposés par la plateforme ont une mise en forme neutre, de façon à pouvoir s’adapter facilement à votre identité. Pour les accorder à l’identité et aux couleurs de votre organisation, rien de plus simple ! Dans l’onglet « Paramètres », importez votre logo dans vos informations générales, il sera automatiquement intégré à vos documents. Autrement, vous devrez apposer votre logo sur vos livrables téléchargés avant leur déploiement.

Comment obtenir de nouveaux livrables non prévus dans mon Plan d’action ?

Si vous souhaitez obtenir des livrables qui ne sont pas inclus dans votre Plan d’action, deux options s’offrent à vous :

Modifiez votre Plan d’action depuis votre Tableau de bord et accédez directement aux nouveaux livrables qui répondent à vos besoins du moment ;
Achetez les livrables qui vous sont utiles via l’onglet « Achats à l’unité & additionnels » et retrouvez-les dans la section dédiée de votre Tableau de bord. L’onglet « Achats à l’unité & additionnels » s’adapte en fonction de votre formule d’abonnement.

Comment modifier mon Plan d’action ?

Un oubli ? Des nouveautés ? Pas de panique ! Il vous suffit de modifier votre Plan d’action. Pour cela, direction votre Tableau de bord. Dans la section dédiée, cliquez sur le bouton « Modifier » et changez ou ajoutez ce qui a besoin de l’être. Validez et c’est gagné : votre Plan d’action actualisé est généré en un clic.

Bien entendu, vous pouvez modifier votre Plan d’action à l’infini pour qu’il corresponde à tout moment à votre activité et vos besoins en termes de conformité RGPD.

Pourquoi mon Plan d’action a-t-il changé ?

Avez-vous récemment modifié votre formulaire de diagnostic ? Chaque modification entraîne une mise à jour de votre Plan d’action. Ce dernier s’actualise automatiquement en fonction des réponses que vous renseignées dans votre formulaire de diagnostic.

Si de nouveaux livrables apparaissent, c’est que vous avez fourni des informations qui impliquent des besoins supplémentaires. Au contraire, si des livrables disparaissent, c’est qu’ils ne sont plus pertinents dans le cadre de votre mise en conformité. Pas d’inquiétude, vos livrables déjà générés ne bougent pas de votre « Accountability ».

Comment mettre à jour un document déjà généré ?

Pour une quelconque modification d'un document déjà généré, rendez-vous dans votre onglet « Accountability » :

Cliquez sur le bouton « Modifier » sur la ligne du document qui vous intéresse
Modifiez le formulaire à votre convenance
Validez

Un nouveau document est désormais disponible dans votre « Accountability ». Par souci de sécurité, l’ancienne version est historisée : ainsi conservée, vous pouvez prouver votre conformité à date.

Comment modifier mes informations générales et de facturation ?

Pour toute modification relative à votre organisme ou au mode de facturation établi, rien de plus simple : il suffit de vous rendre sur votre onglet « Paramètres ». C’est aussi là que vous pourrez régulièrement modifier votre mot de passe – simple question de sécurité, bien sûr !

Comment fonctionne le système de veille et de mise à jour automatique des documents ?

Les experts de Alowa Consulting assurent la veille juridique au quotidien. Pour la consulter, rendez-vous sur l’onglet « Actualités RGPD ». Pour vous permettre de rester informés des grandes nouveautés, un récapitulatif mensuel de veille vous est communiqué.

En cas de changement ou de point de vigilance majeur, une notification vous est envoyée par e-mail et apparait sur votre compte, soumise à une validation de votre part. Cette notification synthétise les éléments à retenir. Si ces éléments doivent être intégrés à votre mise en conformité, Alowa accompagne la notification d’une notice d’explication pour vous y aider.

Les changements et les mises à jour de la règlementation, ce sont des choses qui arrivent. Et s’ils impliquent des modifications sur des livrables qui concernent votre activité, Alowa s’occupe de tout ! Tous les documents qui pourraient être impactés seront automatiquement mis à jour. Bien entendu, vous serez notifiés de la mise à disposition de vos nouveaux livrables. Vous n’aurez plus qu’à les télécharger depuis votre « Accountability » et les déployer au sein de votre organisation.

Comment changer d’abonnement ?

Vous avancez dans votre mise en conformité et, finalement, un autre abonnement ferait mieux l’affaire ? Pas de problème ! Pour changer d’abonnement, rendez-vous sur l’onglet « Abonnement » où toutes les offres Alowa Cloud vous attendent.

Si vous en êtes encore à votre période d’engagement initiale, d’une durée de 24 mois, vous pouvez uniquement souscrire à une formule supérieure à votre abonnement actuel. Après cette période d’engagement, libre à vous de vous rediriger vers une formule supérieure ou inférieure, en fonction des besoins futurs de votre organisme.

Comment résilier mon abonnement ?

L’aventure Alowa prend fin pour vous ? Dans ce cas, rendez-vous sur l’onglet « Abonnement », puis cliquez sur le bouton « Résilier l’abonnement ». À partir de là, deux options s’offrent à vous. Vous pouvez :

Résilier votre abonnement et conserver votre compte ;
Résilier votre abonnement et supprimer votre compte, avec un délai de 30 jours pour télécharger toutes vos données.

Vous serez invité à opter pour une formule qui correspond davantage à vos besoins. Vous pouvez aussi choisir l’offre Starter, pour plus de flexibilité et continuer à :

Accéder à notre base documentaire et à nos services à tarif préférentiel pour garantir la conformité de tous vos documents et traitements de données.
Recevoir des alertes instantanées en cas de modification de la règlementation, pour rester informé et anticiper.
Bénéficier des mises à jour automatiques de vos livrables dès que la règlementation évolue, assurant ainsi la pertinence et la légalité continues de vos documents.
Assurer le maintien constant de votre conformité dans le temps, sans effort supplémentaire.
Disposer à tout moment d'une base Accountability à jour, prête à être consultée en cas de contrôle CNIL.

Attention : que vous soyez engagé sur une période de 24 mois (période initiale d’engagement en cas de première souscription) ou de 12 mois, toute résiliation implique le paiement du montant restant dû au titre de la période d’engagement en cours. Vous serez prélevé directement à la fin du mois de résiliation, sur le moyen de paiement utilisé lors de votre souscription.